Traiter les réclamations de manière pratique et s'attaquer à leurs causes.

Presque toutes les entreprises, quel que soit leur secteur ou leur taille, sont confrontées à des réclamations provenant de différentes sources dans leur entrepôt. Le défi consiste à traiter les réclamations aussi rapidement que possible, en plus des activités quotidiennes, afin de garantir la satisfaction des clients, des fournisseurs, des filiales et des prestataires de transport. Les raisons d'une réclamation sont de nature différente et dépendent du modèle commercial individuel. Voici quelques exemples : Les marchandises livrées sont défectueuses ou insuffisantes, les marchandises ont été livrées de manière incorrecte ou en retard, un enlèvement n'a pas été traité ou un bon de livraison est manquant.

Une gestion efficace des réclamations nécessite des données
Pour traiter les réclamations le plus rapidement possible, il faut une gestion transparente des réclamations. La première chose à faire est d'enregistrer la réclamation dans le système, qu'elle émane du fournisseur, du client ou du prestataire de services de transport. Pour que la documentation fastidieuse dans des listes Excel appartienne au passé, notre logiciel de gestion d'entrepôt SuPCIS-L8 offre un soutien confortable à l'équipe de service dans la logistique. Différentes informations sont nécessaires pour le bon traitement des réclamations. Lors de la saisie, chaque ordre de réclamation reçoit un numéro de réclamation distinct. Sous ce numéro sont alors enregistrés et consultables le motif de la réclamation, la source de la réclamation, d'autres caractéristiques qualifiantes et le statut.

Traitement des réclamations en pratique
À l'aide des ordres de réclamation générés, chaque marchandise faisant l'objet d'une réclamation peut être rapidement identifiée dans le système de gestion d'entrepôt en fonction de l'article et de la position de livraison sous-jacente. En saisissant le numéro de commande et le numéro d'article, notre SuPCIS-L8 associe automatiquement les informations de la commande initiale telles que le nom du client, l'adresse de l'expéditeur, le numéro de réclamation et le type de réclamation. Il s'agit ensuite de classer la réclamation et de décider des étapes suivantes. La manière dont les réclamations sont traitées dépend de l'entreprise et de son portefeuille de produits. Il existe différentes solutions pour les réclamations - voici un exemple pratique. Une quantité insuffisante de matériel a été livrée. La solution : la quantité manquante est immédiatement livrée et enregistrée dans le logiciel de gestion d'entrepôt en même temps qu'une correction de stock.

Considérer les réclamations comme une opportunité
Chaque réclamation résulte d'un travail défectueux ou mal exécuté, qu'il faut bien sûr éviter. Notre logiciel de gestion d'entrepôt offre aux utilisateurs la possibilité de générer quotidiennement des analyses statistiques sur les réclamations, ce qui leur permet d'avoir une vue d'ensemble des performances de l'entrepôt. "Comment se comporte le taux de réclamations par rapport aux positions de picking ? À quel endroit de l'entrepôt les erreurs se produisent-elles ? Quels sont les motifs de réclamation ? etc. Les statistiques enregistrées dans le système de gestion d'entrepôt fournissent les réponses à ces questions. Elles permettent à l'utilisateur d'en déduire les mesures appropriées et de les mettre en pratique. Lors de la gestion des réclamations, il ne s'agit pas seulement de résoudre les réclamations de manière efficace et satisfaisante, mais aussi d'en rendre les causes transparentes et d'en tirer des enseignements.

Grâce à la gestion et à la documentation transparentes des données et au traitement simple des réclamations, la charge de travail liée à la gestion des réclamations est considérablement réduite. De plus, chaque employé de l'entrepôt a à tout moment un aperçu de l'état actuel des différentes commandes de réclamations. Parallèlement, le système permet d'établir un lien entre la réclamation et sa cause. Cela permet d'identifier les sources d'erreurs potentielles à l'avenir et de réduire les coûts. De plus, une gestion des réclamations sans faille permet de fidéliser les clients.

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