Secteur des médias et du livre : contrôle total de l'entrepôt (partie 1/2).

Réduire les coûts et garantir la capacité de livraison, malgré les retours et les pics de commandes.

Les histoires naissent dans l'esprit et les livres dans les maisons d'édition, mais ce n'est que lorsque les processus intralogistiques fonctionnent correctement que les titres sont disponibles à temps en librairie ou en ligne.

Qu'il s'agisse de grands tirages ou de commandes individuelles, chaque livraison exige une grande précision. Ceux qui considèrent que les livres sont faciles à gérer sur le plan logistique ne connaissent pas le quotidien des entrepôts des maisons d'édition.

En effet, les défis logistiques sont aussi variés que les genres : stocks importants, tirages variables, retours, commandes urgentes, expédition durable et approvisionnements spéciaux liés aux commandes.

Nous aidons les éditeurs, les maisons d'édition, les librairies et les prestataires de services à gérer de manière ciblée leurs processus de stockage et d'expédition. Notre système de gestion d'entrepôt coordonne intelligemment les flux de marchandises, automatise les processus et offre une transparence totale. Ainsi, les livres et les médias parviennent aux lecteurs de manière fiable, en bon état et dans les délais impartis.

Le secteur des médias et de l'édition produit des contenus imprimés et numériques, notamment des romans, des manuels scolaires, des ouvrages spécialisés, des magazines et des médias en ligne.

• Les maisons d'édition développent des contenus, révisent des manuscrits, conçoivent des publications et sont responsables de la commercialisation et de la distribution.
• Les auteurs rédigent des contenus. Ils les publient par l'intermédiaire d'éditeurs ou en auto-édition.
• Les librairies commercialisent des livres et des médias dans des magasins physiques ou en ligne.
• Les bibliothèques rendent le savoir accessible et assurent la conservation à long terme des médias.
• Les imprimeries produisent des livres et des magazines physiques.
• Les entreprises de médias produisent des contenus pour la presse écrite, Internet, la télévision et la radio.

Nos clients issus du secteur des médias et de l'édition

Nous collaborons avec des entreprises telles que Optimal Media, Mairdumont, ekz.bibliotheksservice, SCM Shop Hänssler Buchhandlung (SCM Verlag) ainsi que Nördlinger Verlagsauslieferung GmbH & Co. KG., une filiale de C. H. Beck Verlag.

Les principaux défis :

• Traitement efficace des retours
• Expédition rapide et durable pour les petites et grandes commandes
• Coordination des achats externes liés aux commandes
• Garantie de la disponibilité des marchandises
• fourniture simultanée de grandes et petites quantités

La question cruciale est la suivante : comment relever ces défis ?

Les solutions adaptées

Les outils individuels ne sont pas suffisants dans ce contexte. Il est nécessaire de disposer d'un logiciel qui rassemble tous les processus et les contrôle activement.

• Gestion structurée des retours avec contrôle qualité
• Planification intelligente de l'emballage, de l'expédition et des tournées
• Planification stratégique de la préparation des commandes
• Expédition durable et à moindre coût
• Séparation et transbordement des approvisionnements liés aux commandes
• Réapprovisionnement automatique avec une utilisation optimale de l'espace
• Contrôle des flux de matériaux distincts

Grâce à ces solutions, vous bénéficiez de : moins d'interventions manuelles, des coûts réduits, une plus grande transparence et des processus qui fonctionnent même en période de pointe.

Défi n° 1 : traitement efficace des retours

Dans le commerce des livres, de la presse et des magazines, les livres, magazines et journaux invendus sont considérés comme des retours. Ceux-ci peuvent être renvoyés à l'éditeur ou au fabricant dans le cadre de la remise. Les retours surviennent pour les raisons suivantes :

• Surstock : les librairies commandent plus d'exemplaires qu'elles n'en vendent.
• Nouvelles éditions : les nouvelles éditions remplacent les versions antérieures.
• Manque d'espace : les surfaces de vente sont limitées et les nouveaux titres nécessitent de la place.

Les retours font partie des activités quotidiennes. Les collaborateurs examinent les marchandises, évaluent leur état et décident de leur utilisation ultérieure. En l'absence de processus clairs, cela prend du temps et mobilise des ressources.

La solution : gestion structurée des retours avec contrôle qualité

Notre WMS intègre le traitement des retours directement dans les processus d'entreposage. Les retours ne perturbent plus le déroulement des opérations. Ils s'effectuent de manière structurée et traçable.

Ce que cela signifie :

• Le logiciel guide les collaborateurs pas à pas tout au long du processus.
• Chaque article est systématiquement contrôlé et évalué.
• L'objectif est de permettre un retour rapide dans le stock ou dans la vente.
• Intégration transparente avec le système ERP et options de configuration spécifiques à l'industrie.

Voici comment se déroule le traitement des retours dans l'entrepôt.

1. Les collaborateurs enregistrent les retours dans le système.
2. Ils déterminent ensuite si les marchandises peuvent être immédiatement remises en stock ou si elles doivent être envoyées à l'entrepôt de contrôle.
3. Ils y vérifient les articles et les classent dans une catégorie : maculature ou rebuts, articles de deuxième choix, stockage direct ou tri ultérieur¹.

Le tri : les ouvrages juridiques contenant des feuilles volantes nécessitent une attention particulière. En cas de modification de la législation, les collaborateurs remplacent ou complètent certaines pages. Ces compléments sont souvent pris en charge par des prestataires externes. Le WMS intègre ces processus de manière transparente.

Défi n° 2 : expédition rapide et durable pour les petites et grandes commandes

Les clients privés souhaitent recevoir leur livre le plus rapidement possible. Les librairies, quant à elles, préfèrent des livraisons planifiables, groupées et rentables. Qu'il s'agisse d'un seul livre de poche ou de palettes entières de nouvelles parutions, l'intralogistique doit gérer les deux en parallèle.

Concrètement, cela signifie :

• Délais de livraison courts malgré des volumes de commande variables.
• Emballage respectueux des ressources, qui protège sans gaspiller.
• Contrôle des coûts, même en cas d'augmentation des frais d'expédition et des coûts énergétiques.
• Des processus de travail efficaces pour que la rapidité ne se fasse pas au détriment des collaborateurs.

Sans une planification précise, l'expédition peut rapidement devenir coûteuse, lente et peu durable. La solution ne réside pas uniquement dans la zone d'emballage, mais bien en amont.

Solution 1 : planification intelligente de l'emballage, de l'expédition et des tournées

Avant même la préparation des commandes, le WMS planifie chaque commande dans son intégralité. Il prend en compte le volume, le poids et le type d'emballage approprié. L'adresse et la date de livraison sont également prises en compte. Sur cette base, le système sélectionne le mode d'expédition et l'itinéraire. Cela permet de gagner du temps, de réduire les matériaux d'emballage et d'éviter les trajets inutiles dans l'entrepôt et sur la route.

Solution 2 : planification stratégique des prélèvements

Les commandes, les stocks et les capacités sont planifiés de manière à optimiser l'utilisation des capacités de stockage. Notre WMS calcule les temps de prélèvement théoriques, planifie les capacités, établit un calendrier à rebours et prévoit les besoins dans les différentes zones de prélèvement. Le WMS établit une prévision des besoins pour chaque zone de prélèvement. Cette prévision indique quand et quels réapprovisionnements sont nécessaires au cours de la journée. Les zones sont ainsi approvisionnées en fonction des besoins. De plus, il est possible de définir des quantités minimales et de réapprovisionnement par article, sur la base des données de consommation réelles des derniers jours.

Solution 3 : expédition durable et à moindre coût

La durabilité commence par des données précises. À la réception des marchandises, les employés enregistrent le poids et les dimensions des livres. Les systèmes de mesure du volume enregistrent ces données directement dans le WMS. Au poste d'emballage, le système propose l'emballage d'expédition approprié. Le processus d'emballage est plus rapide, le matériau de remplissage est réduit, voire supprimé, et les frais d'expédition diminuent. En effet, une lettre maxi est moins coûteuse qu'un colis et est également plus durable.

Le traitement efficace des retours et la gestion intelligente des processus d'expédition pour les petites et grandes commandes constituent l'un des principaux défis du secteur des médias et du livre. Une planification rigoureuse et une gestion assistée par ordinateur de ces processus permettent de réduire les coûts, de raccourcir les délais d'exécution et de rester opérationnel même en cas de pics de commandes.

Nous faisons ici une pause délibérée. La deuxième partie de cet article traitera d'autres défis qui sont déterminants dans le quotidien du camp, mais qui sont souvent sous-estimés.